Interview met Adri Verbaan, praktijkmanager huisartsenpraktijk de Blauwe Tulp
Huisartsenpraktijk de Blauwe Tulp was één van de eerste huisartsenpraktijken in de Haagse regio die besloot te gaan werken met ZorgMail Safe Relay. De praktijk heeft het maildomein gekoppeld aan ZorgMail en kunnen nu veilig e-mailen vanaf de eigen e-mail adressen. Wij spraken Adri Verbaan (praktijkmanager) en zij vertelde ons haar ervaringen.
Hoe zijn jullie begonnen met veilig e-mailen?
In huisartsenpraktijk de Blauwe Tulp werken we al heel lang met ZorgMail (voorheen HaagNet). Onze voorkeur gaat eigenlijk uit naar EDI (Edifact) berichtenuitwisseling in combinatie met Medicom. Het e-mailen wordt echter steeds belangrijker en valt niet meer weg te denken in de dagelijkse praktijk. Toen ZorgMail Secure e-mail beschikbaar kwam zijn we daar snel gebruik van gaan maken.
In het begin was het alleen mogelijk om met andere ZorgMail deelnemers veilig mail te kunnen uitwisselen en kon je alleen nog met webmail werken. Verder was het noodzakelijk dat de geadresseerde ook het Secure e-mailadres geactiveerd had. Daar is gelukkig veel in veranderd.
Maken jullie in de praktijk veel gebruik van e-mail?
Voordat we Secure e-mail actief geïmplementeerd hebben in de praktijk, hadden we wel allemaal een eigen e-mailadres. Ikzelf gebruikte mijn e-mailadres al veel maar de huisartsen deden nog helemaal niets met e-mail. Zij hadden de voorkeur om met het huisartsen informatiesysteem (Medicom) te werken.
Toen het mogelijk werd om de Hosted Mailbox te integreren in Outlook, ben ik het beveiligd e-mailen veel meer gaan gebruiken. Vanaf het moment dat er ook beveiligd en versleuteld gemaild kon worden buiten de ZorgMail community, ben ik actiever gebruik gaan maken van ZorgMail Secure e-mail en ben ik begonnen met implementatie van beveiligd mailen in de hele praktijk. Omdat wij veel te maken hebben met advocaten, gebruikte ik het bijvoorbeeld om dossiers veilig te kunnen sturen. Dat gaat heel eenvoudig met de “veilig verzendknop” in Outlook. Een aantal assistentes hadden tegelijk toegang tot dit Secure e-mailadres met een Passage ID. Zij werkten met Webmail. Zo konden we samenwerken vanuit een gezamenlijk e-mailadres.
Hoe heb je iedereen bewust gemaakt dat e-mail met privacygevoelige informatie beveiligd verstuurd moet worden?
In de praktijk hebben we veel aandacht besteed aan het inrichten van alle werkplekken, zodat iedereen beschikt over de juiste software en versies. Verder heeft Diamiz een training gegeven bij ons in de praktijk over veilig e-mailen. Nagenoeg alle medewerkers en de huisartsen hebben hieraan deelgenomen. Dit heeft goed geholpen bij de bewustwording.
In onze werkoverleggen is veilig e-mailen een terugkerend onderwerp, zodat iedereen goed omgaat met e-mail.
Jullie gebruiken Safe Relay en hebben het domein gekoppeld. Hoe heb je veilig mailen verder aangepakt in de praktijk?
Samen met onze service provider ESN Automatisering hebben we eerst de ICT en mailomgeving van de praktijk bekeken en vervolgens een plan gemaakt. Wij hebben een nieuwe mailserver ingericht en daarna zijn we begonnen om de Safe Relay oplossing van ZorgMail te implementeren. Toen we deze beslissing hadden genomen was de implementatie snel geregeld. De samenwerking met ESN, Diamiz en ZorgMail verliep uitstekend.
Werken jullie nu allemaal met beveiligde e-mail?
Ja. Alle artsen, assistenten en praktijkondersteuners gebruiken nu Secure e-mail. Wij hebben de veilig verzendknop voor iedereen beschikbaar. Deze knop maakt het heel gemakkelijk om e-mail altijd veilig te versturen, wanneer dat nodig is. We zijn heel blij dat we gekozen hebben voor ZorgMail Safe Relay als aanvulling op het EDI (Edifact) berichtenverkeer. Het is heel eenvoudig om met iedereen altijd veilig gegevens uit te kunnen wisselen.
Verder worden belangrijke e-mails die bewaard moeten worden in het patiëntendossier omgezet naar PDF bestanden, zodat we deze toch kunnen koppelen aan het elektronisch patiëntendossier.
Het je nog adviezen voor collega’s die (nog) niet veilig e-mailen?
Ik zou tegen ze zeggen dat het de moeite waard is om te investeren in een passende mailomgeving, met eigen e-mailadressen. Vervolgens zou ik dan overgaan tot het aanschaffen van ZorgMail Safe Relay in combinatie met bijvoorbeeld Office 365. Het werken met Secure e-mail draagt bij aan een efficiënte praktijkvoering. Zodra alle medewerkers zijn getraind en er bewust mee omgaan, wordt het onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Veilig e-mailen scheelt veel tijd en papier en de fax kan de deur uit.
Tot slot zou ik adviseren om contact op te nemen met Diamiz (regiopartner ZorgMail). Zij kunnen praktijken ondersteunen bij de implementatie van veilig e-mailen.